Чому листи потрапляють у спам і як це виправити за 30 хвилин

Найчастіше листи потрапляють у спам через три речі: у домену немає записів SPF, DKIM і DMARC, скринька нова й одразу шле багато листів, або в базі багато неіснуючих адрес. Усе це можна перевірити й виправити за пів години. Нижче покроково, і з нашим власним досвідом.

Наш випадок: листи підтвердження йшли в спам

Коли ми запустили Vibe Hunters, перші листи підтвердження реєстрації потрапляли в спам. Для сервісу, який допомагає робити розсилки, ситуація неприємна. Причина виявилася банальною: у домену не було нормальних записів SPF, DKIM і DMARC, а листи відправлялися не через поштовий сервіс, а напряму.

Після налаштувань, описаних нижче, оцінка на mail-tester піднялася до 9.2 з 10, і листи почали приходити у «Вхідні».

Причина 1. Немає SPF, DKIM і DMARC

З 2024 року Gmail і Yahoo вимагають автентифікацію від усіх відправників, а від тих, хто надсилає понад 5000 листів на день, ще й DMARC. Без цих записів поштовий сервіс не може переконатися, що лист справді від вас.

• SPF — TXT-запис у DNS домену зі списком серверів, яким дозволено слати пошту від вашого імені. Наприклад, v=spf1 include:_spf.google.com ~all для Google Workspace.
• DKIM — цифровий підпис листа. Ключ генерує ваш поштовий сервіс (Google Workspace, Microsoft 365, Brevo тощо), а ви додаєте його в DNS.
• DMARC — правило, що робити з листами, які не пройшли SPF чи DKIM. Почніть з м'якого: v=DMARC1; p=none; rua=mailto:dmarc@вашдомен.com.

Записи додаються в панелі реєстратора домену або там, де налаштовано DNS. Зміни зазвичай діють протягом години. Детальна інструкція з прикладами є у статті SPF, DKIM і DMARC простими словами.

Причина 2. Нова скринька одразу шле сотні листів

Поштові сервіси довіряють адресам з історією. Скринька, яка вчора була створена, а сьогодні надіслала 300 однакових листів незнайомим людям, виглядає як спамер.

Що робити:

• починайте з 10–20 листів на день і збільшуйте поступово протягом 2–4 тижнів;
• тримайте 30–50 холодних листів на день з однієї скриньки, а для більшого обсягу додайте ще скриньки;
• робіть паузи між листами, а не відправляйте все за хвилину.

Google вказує ліміт близько 500 листів на добу для звичайного Gmail і 2000 для Workspace, але це технічна межа, а не безпечна норма для холодних листів.

Причина 3. Мертві адреси в базі

Кожен лист на неіснуючу адресу повертається з помилкою (bounce). Багато таких повернень говорять поштовим сервісам, що ви шлете на куплену чи стару базу. Тримайте частку повернень нижче 2–3%.

Перевіряйте адреси до відправки: чи існує домен, чи приймає він пошту, чи існує сама скринька. Детальніше про це на сторінці перевірки email.

Причина 4. Текст листа

Сам текст рідше стає причиною, ніж технічні налаштування, але теж впливає:

• кілька посилань і вкладення в першому листі від незнайомої адреси;
• слова на кшталт «безкоштовно!!!», капслок, багато знаків оклику;
• лист лише картинкою без тексту;
• сотні абсолютно однакових листів поспіль.

Пишіть як людина людині: коротко, без зайвих посилань, з різними варіантами фраз. Приклади є у статті шаблон холодного листа.

Причина 5. Скарги «Це спам»

Google радить тримати частку скарг нижче 0,1%, а вище 0,3% листи масово йдуть у спам. Скарги з'являються, коли лист нерелевантний або людині складно відписатися.

Пишіть тим, кому ваша пропозиція справді може бути корисна, і завжди давайте простий спосіб відписатися.

Перевірка за 30 хвилин

1. 5 хвилин. Надішліть лист на адресу з mail-tester.com і подивіться оцінку та список проблем.
2. 10 хвилин. Додайте або виправте SPF, DKIM і DMARC у DNS домену.
3. 5 хвилин. Перевірте, що в листі є коректні заголовки Date і Message-ID: якщо ви відправляєте зі свого коду, про них часто забувають.
4. 5 хвилин. Зменште денний обсяг з однієї скриньки до 30–50 листів і додайте паузи.
5. 5 хвилин. Прогоніть базу через перевірку адрес і приберіть недійсні.

Після цього знову надішліть лист на mail-tester. Оцінка 8 і вище означає, що з технічного боку все гаразд, і далі доставлення залежить від того, кому й що ви пишете.